Capena transformă felul în care lucrează firma ta în procese pe care oamenii chiar le urmează. Fiecare caz alimentează indicatorii urmăriți de conducere, așa că cifrele din tabloul de bord au o sursă pe care o poți deschide. Partea repetitivă (emailuri, căutări în SAP sau în bazele tale de date, apeluri API, citirea documentelor, mementouri) rulează singură. O configurezi alegând din liste.
Spațiu demo gratuit 14 zile. Fără card. Prețurile vor fi anunțate la lansare.
Vezi-l cum rulează
Alege un exemplu. Fiecare caz trece singur la următorul rol; regulile verifică munca, automatizările fac partea de rutină, iar KPI-ul numără rezultatul.
O simulare a unor procese demo, construită din aceiași pași, reguli și automatizări pe care le configurezi în designerul de fluxuri. Fiecare al doilea caz este returnat o dată, cum se întâmplă și în realitate.
La ce folosește
Un retur, o aprobare sau o constatare de audit trece prin email, un tabel Excel, un mesaj pe chat și memoria cuiva. Nimeni nu știe unde a ajuns, iar KPI-ul lunar se reface de mână. Capena dă acestei munci un drum clar, un responsabil la fiecare pas și o cifră la final.
Studio de procese cu AI
Derulează ca să urmărești un retur client, de la un paragraf de text la un flux publicat. Fiecare etapă, traseu, formular și automatizare propusă de AI ajunge în același studio pe care l-ai folosi manual, iar tu decizi ce rămâne.
Deschizi Creează cu AI și scrii ce se întâmplă, cine face și când. Un paragraf ajunge. AI-ul schițează din el etapele, rolurile, formularele, traseele, automatizările și KPI-urile.
Rulează pe Claude sau pe un model Ollama local, conectat de administratorul tău.
Când ceva nu e clar, AI-ul întreabă: cine aprobă, ce câmpuri sunt obligatorii, ce se întâmplă la termen. Fiecare întrebare are între două și șase opțiuni și loc pentru răspunsul tău.
Poți reveni și schimba un răspuns înainte să continue.
Planul se desenează pe același canvas ca editorul. Fiecare etapă e marcată Planificat, Se construiește sau Configurat pe măsură ce AI-ul o lucrează. Selectezi o etapă ca să vezi formularul, valorile implicite și responsabilul.
AI-ul vede descrierea, rolurile și numele resurselor publicate. Înregistrările din sursele de date și credențialele rămân pe server.
Aprobările, ramificațiile și traseele de întoarcere sunt legate între etape. Fiecare propunere AI așteaptă alegerea ta înainte de a fi aplicată.
Mai târziu poți cere modificări în cuvinte simple, de exemplu „adaugă o verificare la financiar”, și revizuiești diferența.
Fiecare pas primește câmpurile lui: liste, fișiere, sume și tabele. Regulile de vizibil, obligatoriu și doar citire fac parte din pas și sunt verificate pe server.
Deschizi Previzualizare formular și completezi formularul exact cum îl vor completa colegii.
Căutările, emailurile, apelurile API și mementourile sunt atașate pașilor unde le e locul, folosind conexiunile deja publicate de compania ta.
Fiecare automatizare rămâne editabilă în fila Automatizări.
Aplici draftul în editor ca o singură modificare pe care o poți anula. Rulezi verificarea problemelor și simularea, îl trimiți la revizie și îl publici când o a doua persoană îl aprobă.
Preferi să construiești manual sau ai deja fișiere BPMN 2.0? Același studio le face pe amândouă.
Automatizări
Orice automatizare înseamnă trei alegeri: când rulează, o condiție opțională și ce trebuie făcut. Responsabilul de proces o configurează în același designer ca pașii, alegând câmpurile și conexiunile din liste.
pornește un caz · se deschide un pas · se încheie un pas · se alege o cale · se închide cazul · trece un anumit timp într-un pas
Compari câmpuri din formular sau refolosești o regulă testată din bibliotecă. Lași gol ca să ruleze mereu.
Una sau mai multe acțiuni în ordine, din lista de mai jos.
Preluare automată
Transformă cererile primite în procese cu responsabili, pași și dovezi. Configurezi sursa, verifici ce se potrivește și alegi ce păstrezi.
Urmărești automat un dosar IMAP. Filtrezi după expeditor și subiect și previzualizezi mesajele recente înainte de activarea regulii.
Primești webhook-uri JSON semnate și pornești procesul ales. Selectezi câmpul de filtrare dintr-un exemplu și previzualizezi rezultatul.
Integrări
Un administrator conectează un sistem o singură dată (cu buton de test), conexiunea este revizuită, iar de atunci orice proces din companie o poate folosi. Datele de acces rămân criptate pe server; oamenii aleg doar conexiunea după nume.
Citești valori KPI și opțiuni pentru formulare din view-uri aprobate. Scrii rânduri înapoi în SQL Server, MySQL, MariaDB și PostgreSQL.
Apelezi API-uri HTTPS dintr-un pas, pornești procese din evenimente webhook semnate sau continui procese în așteptare prin callbackuri semnate.
Pornești un proces dintr-un email Outlook, lucrezi cu fișiere din SharePoint, OneDrive și Google Drive cu contul fiecărui utilizator, trimiți email prin Microsoft 365.
Urmărești dosare de email pentru a porni procese, salvezi conținutul și atașamentele alese și trimiți email sau SMS din automatizări.
Imporți tabele, citești documente scanate, cauți în ele și exporți procedurile și procesele în Word sau PDF.
Imporți fișiere BPMN din alte instrumente. Schițezi un proces dintr-o descriere simplă cu Claude sau un model Ollama local; AI e oprit până îl conectezi.
Lipsește un sistem? Dacă are un API REST sau SOAP, un view de bază de date, un webhook sau un export Excel/CSV, se poate conecta.
Cine ce câștigă
Același spațiu de lucru servește omul care face munca, pe cel care o conduce și pe cel care o verifică. Alege un rol ca să compari ziua lui de azi cu ziua lui în Capena.
Vezi cum merge compania fără să aștepți raportul lunar.
Știi volumul de muncă, blocajele și dacă se respectă regulile.
Mai puțin de căutat și de retastat, pași următori clari.
Dovezi care se strâng singure în timp ce oamenii lucrează.
Mai puține macro-uri în tabele și integrări punctuale de întreținut.
Departament cu departament
Începi cu un departament și un proces. Același designer, aceleași reguli, automatizări și tablouri de bord trec apoi la următorul.
| Departament | Procese | Cum ajută Capena | KPI-ul care o arată |
|---|---|---|---|
| Vânzări și comercial | Retururi clienți, limite de credit, aprobări de discount | Decizii în limitele stabilite, cu datele clientului completate deja din ERP | Durata unui retur |
| Achiziții | Cereri de achiziție, înrolare furnizori, verificări furnizori | Verificarea furnizorului este un subproces reutilizabil apelat de fiecare achiziție | Timp de aprobare achiziții |
| Logistică și depozit | Livrări greșite, reclamații transportatori, inventare | Fiecare incident are cost înregistrat, cauză și verificarea remedierii | Acuratețea comenzilor |
| Financiar și contabilitate | Aprobare facturi, închidere de lună, cereri de plată | Inițiator și verificator impuse de sistem; datele facturii citite din PDF | Zile până la închidere |
| Resurse umane | Concedii, angajări și plecări, echipamente | Expert ghidat pentru concedii; aprobări pe care solicitantul nu le poate ocoli | Timp de aprobare |
| Calitate | Neconformități și 8D, audituri interne, proceduri | Audituri cu punctaj, constatări și acțiuni corective în registre conectate | Acțiuni corective deschise |
| IT | Cereri de acces, cereri de modificare, incidente | Tichetul din service desk se creează prin API, iar cazul așteaptă răspunsul semnat | Timp de rezolvare |
| Juridic și administrativ | Revizuire contracte, aprobare documente, cereri de active | Documente controlate cu revizie, versiuni în vigoare și export Word/PDF | Contracte revizuite la termen |
| Conducere | Obiective, revizuirea conducerii, ședințe recurente | Ședințele folosesc aceleași cifre ca tablourile de bord și trimit direct la procesul, KPI-ul sau documentul discutat | Obiective în țintă |
Mergi în detaliu cât ai nevoie. La fiecare nivel, oamenii văd doar ce le permite rolul, iar căutarea respectă aceeași regulă.
Toate companiile într-o singură prezentare; module alese o dată pentru grup
Tablouri de bord, starea și prospețimea KPI, portofoliul de procese
Procesele, procedurile, KPI-urile și oamenii lui, cu roluri moștenite
Versiuni, durate, pași lenți, refaceri și KPI-uri legate
Pasul curent, cine urmează, fișiere, mesaje și drumul parcurs
Cine l-a făcut, când, ce câmpuri s-au schimbat și ce procedură a fost confirmată
Cum se leagă
Pași, formulare, reguli și cine ce aprobă, în designerul de fluxuri. Nimic nu intră în uz până nu îl revizuiește o a doua persoană.
Fiecare cerere, incident sau audit devine un caz. Oamenii își văd sarcinile; cazul își știe pasul, responsabilul și termenul.
KPI-urile primesc valori din cazuri, din sistemele tale sau de la oameni, cu dovezi. Țintele și pragurile arată imediat starea.
Tablourile de bord și ședințele folosesc aceleași cifre. Agenda trimite la procesul, KPI-ul și documentul discutat.
Constatările primesc acțiuni corective cu responsabil și termen. Un proces mai bun este o versiune nouă; cazurile în curs rămân pe a lor.
Ecrane din aplicație
Ecrane reale, capturate din aplicație cu date demo fictive. Folosește filele sau trece pagina pe modul întunecat: capturile se schimbă și ele.
Tablouri de bord. KPI-uri publicate ca valori, tendințe și indicatori, fiecare cu ținta, starea și cât de proaspete sunt datele.
Designer de fluxuri. Un audit în șapte pași cu o cale de întoarcere pentru corecturi. Benzi, roluri, câmpuri pe pas și harta procesului.
Automatizări. O regulă reală din demo: rulează când se parcurge un traseu, cu o condiție opțională, apoi șase acțiuni în ordine. Totul se alege din liste.
Sarcini și cazuri. Ce cazuri te așteaptă, punctajul lor de audit, drumul parcurs și ce mai trebuie pentru a încheia pasul.
Prezentare. Prima pagină după conectare: sarcini deschise, cazuri pe săptămână, portofoliul de procese și constatările deschise.
Riscuri și audit. Riscuri, controale, audituri cu punctaj, constatări și acțiuni în registre conectate.
Tot ce conține produsul
Toate acestea sunt în spațiul demo. Numele modulelor sunt cele din meniul aplicației, ca să le găsești după înregistrare.
Ca să știi dinainte, înainte să planifici în jurul lor:
Transparență
Industrii
Același designer, aceleași automatizări și conexiuni servesc fiecare departament. Puncte de pornire obișnuite, cu automatizările pe care echipele le adaugă de obicei primele:
Retururile, limitele de credit și problemele cu furnizorii stau de obicei în emailuri. Aici fiecare devine un caz cu responsabil și termen.
KPIDurata unui retur · Retururi închise la termen · Creanțe restante
Problemele de calitate, cererile de modificare și mentenanța cer aceeași disciplină de fiecare dată. Procesul impune pașii și dovezile.
KPIRata rebuturilor · Randament la prima trecere · Acțiuni corective deschise
Un colet greșit costă de două ori: remedierea și repetarea. Înregistrezi costul, afli cauza și verifici că remedierea a funcționat.
KPIAcuratețea comenzilor · Costul incidentelor · Timp de rezolvare
Audituri de reparație cu punctaj: fiecare verificare are răspuns, N/A nu intră în total, iar o problemă critică face rezultatul roșu.
KPIPunctaj audit · Reveniri în service · Rata refacerilor
Aprobări cu inițiator și verificator și liste de închidere de lună. Sistemul nu permite nimănui să își aprobe propria cerere.
KPIZile până la închidere · Excepții găsite · Timp de aprobare
Cereri pe care le are orice companie. Expertul pentru concedii construiește un proces funcțional în unsprezece pași ghidați.
KPITimp de aprobare · Cereri deschise · Cereri returnate
Cum începi
Numele firmei, numele tău, emailul de serviciu și o parolă. Confirmi emailul și ești administratorul.
Companii, departamente și roluri: cine lucrează la ce pas și cine aprobă. Apoi îți inviți colegii.
Alege unul care doare azi, de exemplu retururile sau cererile de concediu. Îl desenezi (sau imporți un fișier BPMN), adaugi emailurile și căutările pe care acum le faci de mână, e revizuit și îl publici.
Îi dai o țintă și praguri și îl pui într-un tablou de bord. De acum cifra se actualizează pe măsură ce se închid cazuri.
Prețuri
Capena se pregătește de lansarea publică. Lista de prețuri va fi publicată înainte de lansare.
De unde vine
Capena a fost construit în România, pornind de la nevoile de guvernanță și performanță ale unui grup de companii: departamente comerciale, de logistică, financiar, HR, calitate și IT care lucrează după aceleași reguli. De aceea gestionează de la început mai multe companii într-un grup, română și engleză în paralel și separarea strictă a atribuțiilor.
O platformă web în care descrii cum rulează un proces (pași, formulare, reguli, cine aprobă), oamenii tăi îl parcurg ca sarcini, iar fiecare caz alimentează KPI-urile și tablourile de bord pe care le urmărește conducerea. Documentele, procedurile, auditurile, riscurile și ședințele stau în același loc, legate de procesele cărora le aparțin.
Nu. Procesele, formularele și regulile se construiesc în designerul vizual. O poate face cineva care știe cum se lucrează, de obicei responsabilul de proces sau cineva de la calitate sau controlling. Conectarea unei baze de date se face o singură dată, de un administrator.
SAP HANA, SQL Server, Oracle, MySQL, MariaDB, PostgreSQL, Snowflake și ClickHouse pentru citirea datelor; SQL Server, MySQL, MariaDB și PostgreSQL pentru scriere; orice API REST sau SOAP; webhook-uri semnate; email prin SMTP și Microsoft 365; SMS; Outlook, SharePoint, OneDrive și Google Drive; fișiere Excel, CSV, PDF și Word. Dacă un sistem are un API sau o bază de date, de obicei se poate conecta.
Nu. Alegi când rulează automatizarea, o condiție opțională din biblioteca de reguli și acțiunile dintr-o listă; câmpurile se aleg din liste. Un administrator configurează o singură dată fiecare conexiune, iar apoi orice proces o poate folosi. Poți previzualiza o automatizare înainte de publicare.
Un spațiu de lucru propriu pentru 14 zile, în care tu ești administrator. Poți invita colegi, construi și publica procese, rula cazuri și configura KPI-uri și tablouri de bord. Nu ai nevoie de card. Linkul de confirmare pe care ți-l trimitem pe email este valabil 48 de ore.
Prețurile vor fi anunțate la lansare. Modelul este un abonament lunar simplu, cu prețuri potrivite pentru companii mici și mijlocii.
Da. Pe lângă spațiul de lucru în cloud există un instalator on-premises pentru Ubuntu 24.04 și Rocky Linux 9/10, cu PostgreSQL, MySQL sau MariaDB.
Română și engleză în toată interfața. Fiecare om își alege limba, iar numele proceselor, pașii și câmpurile pot avea ambele traduceri.
Da. Fiecare spațiu de lucru își păstrează datele separat, iar în interior accesul este limitat pe companie, departament, rol și clasificarea documentelor.
Doar dacă firma ta o activează. Designerul AI schițează un proces întreg dintr-o descriere simplă, cu etape, formulare, trasee și automatizări pe care le revizuiești înainte să fie aplicate. Alte funcții opționale sunt rezumatele de caz și citirea datelor din facturi și formulare. Restul funcționează fără AI.
Creează un spațiu demo, invită un coleg și publică primul proces. Într-o zi știi dacă se potrivește.
