Șapte pași, arătați pe un exemplu real din spațiul demo: un audit de calitate al reparațiilor auto. Aceiași pași se aplică unui retur, unei cereri de concediu sau unei închideri de lună.
Pasul 1 / 7
Adaugi companiile, structura de departamente și rolurile. Un rol spune cine lucrează la un pas și cine îl poate aproba. Același om poate avea roluri diferite în companii diferite.
Pasul 2 / 7
În designerul de fluxuri pui pașii, îi legi și decizi ce se întâmplă când ceva nu e în regulă: returnare pentru corectură, repetarea unei verificări, oprire. Fiecare pas are formularul lui, rolul lui și, dacă vrei, o listă de verificare și procedura de citit înainte.
Pasul 3 / 7
În fila Automatizări alegi când trebuie să se întâmple ceva (se deschide un pas, se parcurge un traseu, se închide cazul sau trece un anumit timp), o condiție opțională și acțiunile în ordine. Cauți clientul în SAP, trimiți email managerului de cont cu fotografiile, apelezi API-ul ERP-ului și păstrezi numărul documentului, citești factura atașată. Conexiunile le configurează o singură dată un administrator; aici doar le alegi după nume.
Pasul 4 / 7
Trimiți ciorna; altcineva o revizuiește și o aprobă. Abia apoi poate fi publicată. Modificările ulterioare devin versiunea 2, iar cazurile deja pornite continuă pe versiunea 1, ca să nu se schimbe nimic în mijlocul muncii cuiva.
Pasul 5 / 7
Fiecare om deschide Sarcinile mele și vede ce îl așteaptă, întâi cele vechi și întârziate. Completează pasul, atașează fișiere, confirmă lista de verificare și îl încheie. Cazul trece singur la următorul rol.
Pasul 6 / 7
KPI-urile își iau valorile din cazurile închise, dintr-un import (SAP HANA, SQL, Excel, REST) sau de la o persoană, cu dovadă și o a doua aprobare. Tabloul de bord arată valoarea, tendința, ținta și dacă datele sunt proaspete.
Pasul 7 / 7
În ședința de conducere agenda trimite la KPI și la proces. Un audit cu punctaj roșu creează o constatare; constatarea primește o acțiune corectivă cu responsabil și termen. Dacă procesul trebuie schimbat, deschizi o versiune nouă și bucla reîncepe.
Preluare automată
Transformă cererile primite în procese cu responsabili, pași și dovezi. Configurezi sursa, verifici ce se potrivește și alegi ce păstrezi.
Urmărești automat un dosar IMAP. Filtrezi după expeditor și subiect și previzualizezi mesajele recente înainte de activarea regulii.
Primești webhook-uri JSON semnate și pornești procesul ales. Selectezi câmpul de filtrare dintr-un exemplu și previzualizezi rezultatul.
Integrări
Aceleași conexiuni servesc fiecare proces și fiecare departament. Lista completă este pe pagina produsului. Vezi toate integrările
Cine îl folosește
Deschid Sarcinile mele, completează pași, atașează dovezi. Văd partea lor din proces.
Proiectează și îmbunătățesc procese, formulare și reguli. Trimit modificările la revizie.
Urmăresc tablourile de bord, aprobă unde le cere rolul, conduc ședințele de analiză.
Țin procedurile, auditurile, riscurile și KPI-urile coerente între companii.
Utilizatori și acces, surse de date, module și, la instalarea proprie, serviciile și baza de date.
Industrii
Alege un domeniu ca să vezi un proces tipic desenat, celelalte procese cu care încep de obicei echipele și KPI-urile pe care le alimentează.
Retururile, limitele de credit și problemele cu furnizorii stau de obicei în emailuri. Aici fiecare devine un caz cu responsabil și termen.
Problemele de calitate, cererile de modificare și mentenanța cer aceeași disciplină de fiecare dată. Procesul impune pașii și dovezile.
Un colet greșit costă de două ori: remedierea și repetarea. Înregistrezi costul, afli cauza și verifici că remedierea a funcționat.
Audituri de reparație cu punctaj: fiecare verificare are răspuns, N/A nu intră în total, iar o problemă critică face rezultatul roșu.
Aprobări cu inițiator și verificator și liste de închidere de lună. Sistemul nu permite nimănui să își aprobe propria cerere.
Cereri pe care le are orice companie. Expertul pentru concedii construiește un proces funcțional în unsprezece pași ghidați.
O comparație cinstită
Tabelele merg până când trebuie să dovedești ce s-a întâmplat. Suitele mari cer o echipă de proiect. Cu Capena, un singur responsabil de proces configurează procese controlate și KPI-uri.
| Întrebare | Email și tabele | Capena | Suite BPM mari |
|---|---|---|---|
| Unde se află o cerere acum | Întrebi pe la colegi | Afișat pe caz | Afișat pe caz |
| Cine ce a schimbat | Parțial, în istoricul emailurilor | Fiecare pas, persoană, oră și câmp | De obicei da |
| Calculul KPI | Refăcut de mână lunar | Din cazuri, importuri sau valori aprobate | Adesea un proiect BI separat |
| Automatizări și integrări | Copiere manuală între sisteme | Alese din liste: email, SMS, REST, SOAP, SQL, SAP HANA, webhook-uri | De obicei cu programatori |
| Construirea unui proces nou | Un tabel nou | Designer vizual, revizuit și publicat | Specialiști sau consultanți |
| Română și engleză | — | Toată interfața | Variază; româna lipsește des |
| Timp până la primul proces funcțional | Imediat și necontrolat | Zile, pentru un proces obișnuit | Adesea luni |
| Cost | Mic, ascuns în timpul oamenilor | Abonament lunar simplu (anunțat în curând) | Licențe plus implementare |
Prețuri
Capena se pregătește de lansarea publică. Lista de prețuri va fi publicată înainte de lansare.
Spațiul demo are toate modulele active. Începe cu pasul 1 și vezi cât de departe ajungi într-o după-amiază.
